داوطلبان همکاری با فرهنگنامه پس از پرکردن برگۀ همکاری جلسۀ مصاحبه برایشان گذاشته می‌شود. سپس بنا به تخصص و رشتۀ تحصیلی به گروههای کاری و تخصصی فرهنگنامه دعوت می‌شوند تا حدود شش ماه در گروه حضور داشته باشند. سپس در صورتی که عضو داوطلب همچنان تمایل به همکاری داشته باشد به کارگاه نویسندگی که مدت آن ۴ جلسه است دعوت می‌شود. ممکن است عضوی تمایل داشته باشد در کاری غیر از نویسندگی همکاری کند که با در نظر گرفتن علاقه و مهارت او جای مناسبی مثلاٌ در گروه ترویج برایش در نظر گرفته می‌شود.