داوطلبان همکاری با فرهنگنامه ، پس ازمصاحبه و پر کردن برگه همکاری، دو نوبت در سال به فرهنگنامه دعوت می ;شوند تا پس از گذراندن جلسه های توجیهی، براساس تخصص و سوابق کاری و مطالعاتی به گروه های تدوین و ویرایش موضوعی، تصویر، ترویج، خدمات الکترونیک و سایر بخشهای پشتیبانی معرفی شوند.